Administradoras

O papel das administradoras na gestão dos condomínios

Com edifícios que mais parecem empresas pelo fluxo de caixa, a contratação de administradoras mostra-se cada vez mais essencial. Mas é preciso ficar atento: as fraudes existem, e podem ser evitadas com medidas simples.

As cidades se desenvolvem e com elas as demandas internas e externas dos condomínios. Gestão de documentos e funcionários, serviços, orçamentos, pagamentos, cobranças: as rotinas burocráticas que mantêm os edifícios funcionando chegam a superar até mesmo as de pequenas empresas. Nesse contexto, fica cada vez mais difícil imaginar a gestão sem o auxílio de uma administradora. Mas, afinal, qual é o papel delas na administração condominial?

“A figura da administradora é uma das peças que mais se transmutou com o tempo. A simples função contábil e de registros documentais evoluiu a uma gama de serviços”, comenta o advogado Leonardo Borchardt. Nessa evolução, no entanto, não se pode confundir: a administração em si é de responsabilidade exclusiva do síndico. Sendo assim, a empresa serve como ‘sustentáculo’ das funções desempenhadas pelo gestor, destaca Borchardt.

Por deliberação em assembleia, o condomínio pode ainda transferir poderes de representação ou administrativos à administradora, acrescenta o advogado Cristiano de Souza. “Logo, a função da administradora dependerá da contratação, podendo ser de consultoria, assessoria, ou mesmo de representante em alguns temas, com poderes administrativos efetivos”, detalha.

Entendendo as funções da administradora

No mercado há inúmeras administradoras e seus atrativos particulares. Alguns serviços, no entanto, são intrínsecos à função primordial que elas desempenham, comenta o advogado Leonardo. Entre eles estão: contabilidade condominial (incluindo a previsão orçamentária), gerenciamento dos arquivos documentais, emissão dos documentos de cobrança do rateio de despesas aos condôminos, e assessoramento ao síndico e conselho fiscal.

Com mais de 16 anos de existência, o condomínio Forest Park, localizado no bairro Coqueiros, em Florianópolis, já contou com dois síndicos profissionais, tendo o último indicado uma administradora em 2008, que permanece até o momento.

Atualmente, a gestão do edifício é do morador e síndico Carlos Alberto Lima, que relatou que a decisão de contratar a empresa foi feita em assembleia, por conta de vários problemas que ocorriam na época.

“Entendo que, pelo volume de serviços e responsabilidades que recaem sobre o síndico, tanto civis e legais quanto operacionais, é difícil a administração de um condomínio sem o auxílio de uma administradora”, avaliou Carlos, que compartilha a mesma opinião do síndico Silvio Hernani Fernandes, do Residencial Torre de Castella, no bairro Floresta, em São José.

No caso do segundo gestor, a administradora foi contratada assim que o condomínio foi entregue, há 10 anos. “É impossível administrar sem esse auxílio”, classificou administradora
Carlos Alberto Lima, síndico do condomínio Forest Park, localizado no bairro Coqueiros, em Florianópolis

Sem prejuízos: escolhendo a administradora

Aos condomínios que decidem pela primeira vez contratar uma administradora, o processo é simples, sendo o primeiro passo a convocação de uma assembleia para discutir o assunto.

O quórum necessário para aprovação, por sua vez, é por maioria simples, esclarece o advogado Cristiano. Depois, chega uma etapa importante: escolher a empresa.

“Como as finanças condominiais transitam nas mãos da administradora é necessário ter atenção na contratação, pois de tempos em tempos é noticiado algum caso de administradora que prejudica os cofres condominiais”, alerta o advogado Leonardo.

Sendo assim, a idoneidade da empresa deve ser pesquisada antes da escolha, assim como é necessário um acompanhamento constante após a contratação, frisa Leonardo. Para isso, antes de firmar o contrato faça uma pesquisa de mercado das credenciais da empresa (idoneidade, sócios, capital e certidões negativas de débito), e também das garantias ofertadas pela administradora.

Depois, realize uma vigília constante, observando entradas e saídas condominiais e conferindo o valor de cada obrigação, para constar qualquer afastamento do procedimento correto. “Por fim, existem algumas amarras possíveis na Convenção, como a limitação de gastos sem a aprovação em assembleia, que auxiliam na blindagem condominial”, observa Leonardo.

Em caso de troca da administradora, devem-se levar em conta as regras convencionais e contratuais, além de deliberar a decisão em assembleia. Feito isso, faz-se a notificação sobre a rescisão, “determinando a entrega dos registros confiados à próxima prestadora de serviços”, explica o advogado.

Os tipos de contrato

Existe uma gama de serviços oferecidos pelas administradoras, com diferentes planos para as necessidades de cada tipo de condomínio. Entre eles está a opção denominada cogestão – muito adotada pelos condomínios -, em que a empresa exerce as funções básicas de contabilidade e gerenciamento de documentos.

“O mercado oferece planos para contratação em que diversas outras responsabilidades do síndico são exercidas pela administradora. Naturalmente, via de regra, quanto maior a responsabilidade da administradora, maior o valor do contrato”, observa o advogado Leonardo.

Escolhido o melhor plano que atenda às necessidades do condomínio, chega o momento de firmar o contrato, que deve descrever de maneira minuciosa as funções e responsabilidades da empresa.

“O contrato de serviços deve descrever com clareza quais os serviços envolvidos na contratação e, dependendo do risco de cada serviço ofertado, qual a garantia condominial em caso de descumprimento”, destaca Leonardo.

Nesse quesito, o advogado Cristiano ainda frisa que o condomínio pode buscar apoio de um profissional da área jurídica, que tem conhecimento técnico para analisar e elaborar o documento. “Assim, são verificados e descritos os interesses de ambas as partes, as responsabilidades claras, penalidades, forma de rescisão e como proceder, com prazos para entregas de documentos, e, por último, formas adequadas de solução de conflitos que podem se instaurar”, comenta.

O contrato de cogestão foi o escolhido nos edifícios dos síndicos Carlos e Silvio, assim como no Condomínio Coral Tower, também localizado no bairro Coqueiros, em Florianópolis. Segundo o síndico, o contador Nilson José Göedert, as principais funções da administradora no local são a prestação de contas, o cumprimentos de obrigações fiscais e tributárias, a emissão de boletos e cobrança, além de renovação de alvarás.

Silvio e Carlos ainda citam outras incumbências da empresa que estão inclusas em contrato, como a elaboração da previsão orçamentária, assessoria jurídica, disponibilidade para consultas on-line de documentos e emissão da segunda via do boleto, elaboração de contratos com prestadores de serviços em manutenção, e participação em reuniões ordinárias e extraordinárias.

“A nossa administradora nos auxilia dando total suporte para que o síndico consiga fazer a sua gestão com a melhor eficiência possível”, comenta Silvio, ao relatar que há bastante proximidade com a empresa.

Da mensalidade à administração da conta

A mensalidade firmada com a administradora depende da complexidade do condomínio. No cálculo, são levados em conta quesitos como número de unidades, folha de pagamento, área de lazer e volume financeiro administrado. Quanto ao valor, é possível fazer uma boa negociação, já que o mercado da área é concorrido. “A numerosa multiplicação de empresas oferecendo serviços de administradora traz consigo a possibilidade de boas negociações em prol do condomínio”, destaca o advogado Leonardo.

Uma dúvida frequente envolve o pagamento de taxas extras, como do 13º salário, que são cobradas por algumas administradoras.

Segundo Leonardo, a contratação da empresa não inclui relações protegidas pela CLT, portanto “não existe qualquer obrigatoriedade legal para o pagamento de um 13º salário”. Existe, porém, uma prática de livre negociação, em que algumas empresas fazem a cobrança considerando as despesas com seus funcionários.

O tipo de conta estabelecida também é alvo de incertezas para os síndicos, que têm como opções a conta pool ou vinculada à administradora. Na conta pool, a verba do condomínio fica junto à de outros edifícios administrados pela empresa, e toda a movimentação econômica fica a cargo da administradora. Os riscos dessa escolha surgem porque o síndico não tem controle da movimentação por meio dos extratos, apenas por relatório da administradora. Pode-se, no entanto, tornar obrigatória a assinatura de ambas as partes para emitir os cheques.

Na conta vinculada, por sua vez, fica apenas a verba do condomínio, de modo que o síndico pode ter mais controle sobre as finanças. Nesse caso, é possível firmar uma procuração à administradora para que a empresa emita cheques da conta, ou apenas o síndico poderá assiná-los. Vale ressaltar que essa opção acaba gerando mais taxas bancárias, o que encarece o contrato com a administradora. Alguns condomínios ainda optam por ter contas separadas: na pool ficam as despesas ordinárias, e na vinculada as extraordinárias.

“A regra do condomínio é a transparência, logo não há total transparência em conta pool. Falências ou fraudes, no entanto, podem ocorrer de qualquer forma, se o condomínio não fizer sua parte de conferir e avaliar as contas por meio do seu conselho fiscal”, alerta o advogado Cristiano.

Fraudes e má gestão: é preciso ficar atento

O Condomínio Coral Tower enfrentou problemas de fraude da administradora na gestão anterior à de Nilson. Atualmente, o processo está na Justiça para que o prejuízo seja reavido, e o síndico lista algumas medidas para evitar esse tipo de situação: “antes de tudo, o síndico e o conselho fiscal devem acompanhar tudo que é realizado, desde as cobranças e certidões negativas de débito, até alvarás e balancetes mensais”.

No Forest Park, por sua vez, a má gestão resultou na substituição de mais de duas administradoras, até que ficasse estabelecida a atual, desde 2008. “Historicamente, já tivemos problemas de má gestão, resultando em pagamento de contas atrasadas e incorrendo em multas e juros. Também tenho conhecimento de condomínios que já tiveram grandes prejuízos financeiros cometidos por fraudes”, comentou o síndico Carlos, que também adota a ampla participação do conselho fiscal.

Para prejuízos como esses, os advogados Leonardo e Cristiano listam algumas medidas de segurança que os condomínios podem solicitar às administradoras, entre elas seguro, título de capitalização, “ou mesmo por patrimônio em si”, orienta Leonardo. Cristiano ainda destaca a importância da fiscalização constante, “seja pelo conselho, seja pelas assembleias que aprovam as contas”.

Caso a fraude já tenha ocorrido, o primeiro passo é buscar um advogado, para que o prejuízo seja recuperado e os envolvidos tenham sua responsabilização penal. “Tal desempenho somente pode ser efetivado com o acompanhamento de perito habilitado, que indique o exato prejuízo ocasionado”, observa Leonardo.

Embora haja riscos em qualquer tipo de contrato firmado entre duas partes, é boa a avaliação sobre o trabalho das administradoras, tanto pelos advogados quanto pelos síndicos. “O serviço é essencial e indissolúvel à administração condominial, com prestadores de serviços seriíssimos e dignos de admiração. Porém, como existe intimidade com os cofres condominiais, toda cautela faz-se necessária”, finaliza Leonardo.

Para não ter prejuízos com a administradora:

ANTES DA CONTRATAÇÃO: faça uma pesquisa de mercado das credenciais da empresa (idoneidade, sócios, capital, certidões negativas de débito), e também das garantias ofertadas pela administradora.

APÓS A CONTRATAÇÃO: faça uma vigília constante, observando entradas e saídas condominiais e conferindo o valor de cada obrigação, para constar qualquer afastamento do procedimento correto.

Conta pool ou vinculada: vantagens e desvantagens

 A CONTA POOL é uma modalidade em que as verbas condominiais ficam disponíveis em uma conta da administradora juntamente com as verbas de outros condomínios. Nessa modalidade, toda a movimentação econômica do condomínio acontece por exercício da administradora.

Vantagens: Redução de gastos com taxas bancárias, desburocratização e agilidade operacional.

Desvantagens: Maior risco de fraudes, pois não se pode controlar a movimentação por extratos, apenas por relatório da administradora.

 A CONTA VINCULADA tem apenas a verba do condomínio. Nessa modalidade, somente o síndico pode assinar os cheques.

Vantagens: Síndico tem controle sobre todas as movimentações financeiras.

Desvantagens: Mais taxas bancárias, o que encarece o contrato com a administradora.