Organização de assembleias ordinárias

Transparência e antecipação de informações contribuem para a produtividade dos encontros

Orientadas pelo Código Civil, mais especificamente no artigo n. 1.350, as assembleias ordinárias devem ser realizadas uma vez ao ano e são convocadas para tratar de assuntos como a prestação de contas, a aprovação da previsão orçamentária e a eleição de síndico. Mas apesar de estarem descritas e regulamentadas, o assunto gera inúmeras dúvidas entre os gestores como, por exemplo, a data limite para sua realização, os preparativos necessários, o quórum e outros itens indispensáveis para que o encontro seja produtivo.

Especialista em gestão de condomínios em Balneário Camboriú, Jean Jaques Bacca Lenzi explica que o que define a data da assembleia ordinária é a convenção do condomínio e, se esta nada definir, fica a critério de quem a convocar. “Aqui em Balneário Camboriú, a maioria das convenções determina que as assembleias sejam realizadas desde o segundo domingo do mês de janeiro, até fim do primeiro trimestre. Ou seja, uma data fixa ou um prazo mais flexível”, relata.

Segundo Jean, no encontro o síndico deve fazer a prestação das contas da sua gestão, preferencialmente já com um parecer do conselho consultivo ou fiscal pela aprovação ou rejeição e apresentar a previsão orçamentária para o ano seguinte, ou seja, o que estipula a lei. “Alguns advogados entendem que todo assunto fora disso já configura uma assembleia extraordinária. No entanto, nós entendemos que, além do que determina o artigo, o síndico deve apresentar, também, as previsões de obras ou investimentos para o ano, e propor a chamada de capital para suportar essas obras”, recomenda.

Transparência

Também especialista em gestão condominial, Rosely Benevides de Oliveira Schwartz complementa orientando que, para que haja maior transparência, seja apresentada junto com a convocação da assembleia uma cópia do relatório de prestação de contas.

“Na assembleia o síndico irá repassar os pontos mais importantes, que constam no relatório, de preferência utilizando slides, o que facilitará a apresentação e a compreensão dos participantes da assembleia. Na sequência o síndico apresenta a proposta para o orçamento do próximo exercício. Caso seja necessário reajuste no valor da taxa condominial, ele deverá justificar, indicando quais os itens pesaram mais no total das despesas”.

Para a prestação de contas anual, Rosely explica que irá auxiliar muito se o síndico tiver o hábito de ter reuniões mensais com os conselheiros e nesses encontros já apresentar a comparação do previsto x realizado e as justificativas para as diferenças.

Jean orienta, ainda, que sejam apresentados outros assuntos relevantes para o condomínio, como, por exemplo, as novas leis aplicáveis aos condomínios, tais como cobrança registrada dos boletos, normas da ABNT, do Corpo de Bombeiros e outros. “Há casos em que fazem uma assembleia ordinária e uma extraordinária com a mesma data, local e hora, separando na mesma ata o que é assunto ordinário e o que é extraordinário. Porém, não recomendo”, pondera o gestor.

Com relação aos preparativos que antecedem a reunião, Jean indica que os síndicos levem para o encontro as pastas com a documentação das contas do ano, o balanço do ano, detalhando as receitas e despesas por título e conta, os livros de atas, a pasta de documentos constitucionais (convenção, regulamento interno, CNPJ, e outros), a pasta de correspondências expedidas e recebidas, e para tornar a reunião mais acolhedora, organizá-la em um ambiente agradável com um lanche para recepcionar os participantes.

O quórum da reunião dependerá do que diz a convenção, porém o mais usual é que estejam presentes metade dos condôminos mais um. “Dificilmente ocorre votação para aprovação das contas ou previsão orçamentária, pois em geral, estas são sempre validadas por consenso depois de ouvidas todas as observações e opiniões. Porém, já no caso da eleição do síndico a votação é mais comum, pois não é sempre que há acordo”, relata.

Participação

Para que a reunião seja mais produtiva, Jean recomenda um roteiro que pode ter a seguinte estrutura: indicação do presidente e secretário da assembleia, apreciação e deliberação sobre as contas do exercício 2016, apreciação e aprovação da previsão orçamentária para 2017, eleição do síndico e subsíndico para o período seguinte, eleição dos membros do conselho e demais assuntos de interesse do condomínio.

“É importante que os síndicos se interessem pela gestão e procurem ter uma participação ativa não deixando para a administradora ou a contabilidade a condução dos assuntos”, observa Jean.

Rosely completa ressaltando que a antecipação das informações, por meio de circular, enviada pelo síndico junto com a convocação da assembleia trará grande produtividade nos debates, uma vez que os moradores terão tempo de trocar ideias com os demais e analisar com mais tempo as questões.

Outro ponto que a especialista considera fundamental é as opiniões serem obtidas por meio do voto secreto, pois essa forma evita o conflito de opiniões. “Deve-se considerar ainda a criação de diversos canais de comunicação como jornal interno, e-mail direto do síndico, site do condomínio, circulares para que os moradores tenham todo conhecimento sobre a situação condominial”, conclui a especialista.