Documentação do condomínio

Todas as atas do condomínio devem ser registradas?

A ata de assembleia é um documento de suma importância no ambiente condominial, visto que nela são transcritas as deliberações, decisões e ponderações dos condôminos que vão respaldar as atitudes dos síndicos e dos condôminos, sendo fundamental sua redação no decorrer da reunião, a fim de conter a realidade do que acabou de ser dito e não mero relatório do que foi discutido. Sua redação de imediato evita fraudes propiciadas quando é elaborada dias depois.

Muitos síndicos têm o hábito de registrar todas as atas no Ofício de Registro de Títulos e Documentos. Essa presunção se dá, especialmente, por ser exigido pelos bancos a apresentação do registro da ata que elege o síndico.

Assim, a maioria das pessoas é induzida a imaginar que a ata somente terá os efeitos após o seu registro o que consiste em um contrassenso e, na prática, gera apenas um custo desnecessário à coletividade condominial.

Síndicos devem estar atentos ao que deve ou não ser registrado

O efeito da ata surge a partir da sua finalização, independentemente de seu registro no cartório, sendo válido para todos os condôminos, mesmo para aqueles que não estavam presentes na assembleia, desde que as deliberações tenham observado os quóruns legais.

A exigência do registro da ata junto aos cartórios ocorre nos casos em que queira se dar publicidade à deliberação nela constante, tal como ocorre nos casos em que há eleição do síndico sendo que as instituições financeiras somente exigem o seu registro para assegurar a perpetuação do documento. Ou seja, caso a ata venha se extraviar, qualquer pessoa pode ter acesso e obter uma segunda via do documento, garantindo sua autenticidade.

Assim, não há obrigação do registro de todas as atas do condomínio junto ao cartório, sendo que essa prática implica gastos que podem ser evitados.

Registro da ata é uma excepcionalidade

As atas que versam sobre matérias do cotidiano do condomínio não precisam ser registradas, bastando a sua transcrição, ou ainda sua a elaboração em um computador e posterior impressão e colagem no livro de atas, com a devida inclusão das assinaturas do síndico, presidente e secretário, bem como de todos os condôminos que participaram da assembleia.

É de se ponderar, contudo, que para resguardar o síndico e os direitos discutidos em assembleia, aconselha-se que além da ata de eleição do síndico, sejam levadas a registro atas que discutam matérias de grande relevância tais como: a votação que define o local das vagas de garagem ou que autorize o uso do telhado do prédio para instalação de equipamentos. Outro tipo de deliberação que merece destaque e registro, conforme o caso, consiste quando há aprovação de novas construções ou obras de alto custo que afetem alguma unidade. Vale ressaltar, novamente, que essas deliberações devem ser aprovadas mediante o quórum legal determinado pela convenção e pelo Código Civil.

Por fim, é importante relembrar que o registro da ata tem valor único no cartório, pois esta não possui cunho econômico, não podendo haver a cobrança a maior pelo simples fato de citar valores.