Prestação de Contas Anual e Previsão Orçamentária

PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL

A prestação de contas é uma das principais obrigações do síndico previstas no Código Civil, o qual determina que deve ocorrer anualmente. Trata-se de um dos instrumentos essenciais de controle para a gestão do síndico, que deve demonstrar, de forma ordenada, os resultados de toda a movimentação ocorrida durante o período em análise.

O síndico poderá adotar o seguinte roteiro para a sua apresentação:

• Estrutura física: demonstrar, por meio de fotos, as alterações que ocorreram, sejam oriundas de reforma ou manutenção, mencionando as datas que ocorreram e os valores gastos;
• Inspeções e manutenções legais: limpeza de caixa d’água, análise de água, renovação do AVCB, curso de brigada de incêndio, avaliação dos elevadores e etc.;
• Exigências trabalhistas – Exames médicos – NR7 (PCMSO) e NR1 (PGR): que se referem à avaliação da segurança da área de trabalho e equipamentos de segurança necessários;
• Órgãos (Federal, Estadual e Municipal): levantamento da situação cadastral em cada um deles;
• Situação Financeira: demonstrar a posição financeira das contas correntes e dos diversos fundos;
• Valores não creditados: posição da inadimplência até o momento;
• Ações Judiciais envolvendo o condomínio;
• Principais obras realizadas: com rateio e sem rateio;
• Obras não realizadas: justificar os motivos;
• Compromissos já assumidos: mencionar todos os contratos e valores que vencerão no próximo mês, como INSS sobre a folha, Folha de Pagamento, etc.

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

A previsão orçamentária também é um dos principais instrumentos administrativos, que fornece ao síndico antecipadamente a quantidade de recursos necessários para atender às obrigações de determinado período, geralmente de um ano, de acordo com o que determina o Código Civil, art. 1.350.

Para uma previsão orçamentária de qualidade, é preciso uma avaliação do exercício anterior, calculando-se a média de cada uma das contas e aplicando-se, em seguida, os respectivos reajustes, de acordo com os índices correspondentes. Conforme já mencionado acima, entenda-se conta como o agrupamento ou classificação de cada despesa ou receita pelo mesmo nome, como por exemplo “água”, “energia”, “elevadores” (despesas) ou “taxa condominial”, “aluguel para antenas de telefonia” (receitas).

 De olho nas contas

É fundamental que sejam separadas as contas ordinárias e extraordinárias, seja na receita como na despesa. Esse cuidado será muito importante quando for feita a comparação entre o previsto e o realizado, demonstrando conhecimento e planejamento correto por parte do síndico e da administradora.

As despesas ordinárias são os gastos rotineiros de manutenção do edifício, tais como, salários, encargos trabalhistas, tarifas de consumo relativas às áreas comuns, limpeza e manutenção das instalações e equipamentos, contratação do seguro, honorários administrativos, advocatícios, etc. 

Já as despesas extraordinárias referem-se a reformas ou obras na estrutura da edificação, à pintura das fachadas, às instalações de prevenção e combate a incêndio, projetos de paisagismo e decoração, entre outras. Estas despesas devem ser aprovadas em assembleia específica, mesmo que o condomínio disponha de recursos no Fundo de Reserva ou no Fundo de Obras.

Um aspecto importante é que a previsão orçamentária serve de baliza para taxa condominial do próximo período, portanto, dependendo do valor apresentado após análise, será necessário ou não aumentar a cota a ser paga pelos condôminos.  Uma dica valiosa é o gestor procurar demonstrar quais ações adotou para a redução de custos, como renegociação de contratos, redução de horas extras de funcionários, etc.

Contas individualizadas

Outro instrumento essencial na busca pela transparência é o condomínio possuir contas bancárias individuais em nome do condomínio, evitando a chamada conta pool, na qual todas as receitas e despesas de todos os clientes da administradora vão para uma conta em seu nome. Cumpre destacar que fundos de reserva, de obras, entre outros, devem ter contas separadas das despesas ordinárias, o que facilita consultas e, assim, traz mais transparência, eficiência e qualidade para a gestão.