8 Dicas para organizar uma assembleia de sucesso

As assembleias têm uma importância vital para o gestor, pois é por meio delas que o síndico conseguirá resolver uma boa parte dos assuntos e decisões que envolvem a administração de condomínios. Diante disso, como organizar uma assembleia para que seja organizada, produtiva e sem conflitos?

Separamos algumas dicas importantes que podem te ajudar:

Envie informações com a convocação: sempre com a antecedência necessária, de acordo com a convenção, para que o morador possa acompanhar de forma mais tranquila a reunião. Se a pauta for a prestação de contas e a previsão orçamentária, por exemplo, você pode até enviá-las junto com a convocação, o que pode diminuir os questionamentos para propiciar um ambiente pacífico e produtivo. Resumo dos orçamentos apresentados antecipadamente também colaboram neste intento.

Abra espaço para ouvir os moradores: Tenha sempre como pauta “Assuntos gerais”. Mesmo que a pauta já esteja definida na convocação, e não conste assuntos gerais, permita a possibilidade de os moradores apresentarem no final da assembleia outros temas que necessitem de deliberação dos condôminos, deixando claro que serão discutidos em uma próxima assembleia. Caso haja urgência na solução de algum problema de ordem administrativa apresentado na assembleia, o gestor deve agir de imediato, sem depender da questão ser levada para a próxima assembleia. Mas lembre-se: siga sempre a ordem da pauta para não gerar tumulto e desviar a atenção.

Cheque os quóruns necessários: as assembleias ordinárias, normalmente realizadas no primeiro trimestre do ano, têm como principal finalidade a prestação de contas e a previsão de orçamentária, as quais referem-se às despesas necessárias ao funcionamento do condomínio, como salários, água, energia, elevadores, material de limpeza, entre outras, cujo quórum é a maioria simples, sendo possível a participação do voto do inquilinos (com exceção da assembleia de eleição de síndico, na qual o inquilino não pode votar, somente com procuração do proprietário). Já as assembleias extraordinárias, dependendo da pauta, necessitam da maioria dos condôminos, e podem ser realizadas sempre que necessário. Assim, é importante não misturar pautas em função dos quóruns adequados. Cumpre ressaltar que, nas assembleias extraordinárias, o inquilino só pode votar mediante procuração do proprietário da unidade.

Prepare-se bem conhecendo os assuntos: pesquise sobre os temas que serão tratados e analise-os junto aos conselheiros previamente, para que não haja discordância na hora da assembleia. Isso provoca mal-estar, demonstrando desentendimento na gestão. Caso um morador faça alguma pergunta que você não saiba a resposta naquele momento, assuma. Melhor do que se arriscar a responder erroneamente. Deixe registrado na ata que a resposta será enviada posteriormente via circular ou e-mail para todos.

Assembleias virtuais: são uma tendência sem volta, que, em função da pandemia, se tornaram necessárias. A tecnologia é a grande aliada, bem como a administradora para organizar a reunião em meio virtual, o que pode facilitar e aumentar a participação de todos. Importante destacar que todas as regras estabelecidas na convenção sobre a convocação devem ser seguidas, tais como: assegurar que todos os condôminos sejam convocados; especificar a pauta da assembleia; prazo de antecedência para a distribuição da convocação e quóruns necessários, bem como a segurança do sistema para impedir fraudes.

Prepare o local para as assembleias presenciais: são detalhes que fazem a diferença, como o número de cadeiras suficiente; iluminação adequada; equipamentos como um projetor, um notebook, uma tela para mostrar seu trabalho, bem como um microfone (para auxiliar o síndico no momento da explanação e a dar clareza para gravação do áudio da assembleia, a qual necessita de autorização prévia dos moradores, podendo ser obtida até em assembleia anterior); preparação de uma mesa lateral com algo para comer e beber (deve-se ter atenção se o custo dos itens que serão disponibilizados foram aprovados em assembleia ou se serão oferecidos gratuitamente pelos gestores). Enfim, uma infraestrutura que seja cercada de cuidados, para que a integração entre os moradores ocorra de maneira agradável.

Transmita sua satisfação em ser síndico: a disposição do gestor é fundamental. Demonstre entusiasmo por seu trabalho, na sua fala e na sua postura corporal. Nada de linguagem sofisticada demais, técnica ou vulgar, como gírias! Conheça seu público para poder utilizar uma linguagem acertada e transmita confiança real.

Em caso de acusações voltadas ao síndico: mantenha a calma, mas seja firme e educado; coloque que o assunto é importante e que deve ser discutido posteriormente, inclusive com apresentação de provas, para evitar desdobramentos judiciais. E que uma assembleia específica pode ser convocada para esclarecimentos. Deixe claro que essa acusação fará parte da ata da assembleia, sendo importante que exista a gravação do áudio. Dependendo da gravidade, pode ser feito, posteriormente, um boletim de ocorrência e até uma ação judicial.

Fonte: Profa. Rosely Schwartz