Assembleias virtuais: evite questionamentos judiciais

Será que todos estão prontos para encarar esse desafio? O que determina a lei?

A Assembleia é o instrumento dos mais importantes para o gestor condominial. É a autoridade, órgão supremo no condomínio, com o poder de deliberar e legislar, desde que suas decisões não confrontem a lei.

Diante do cenário imposto pela pandemia, a realização de assembleias presenciais ficou impraticável. Assim, quando não for possível adiar a realização de uma assembleia, em função de uma emergência ou algum assunto que seja fundamental para a continuidade da gestão, a solução é fazer uso da tecnologia com a realização de assembleias em ambiente virtual.   

Será que todos estão prontos para encarar esse desafio? O que determina a lei?

Do ponto de vista legal havia resistência, inclusive dos Cartórios, relacionada à legitimidade das decisões e de como comprovar a participação dos condôminos, além de necessitar da previsão em Convenção.

Hoje, com a aprovação da Lei nº 14.010/2020, de 10/06/2020, temos maior segurança para a realização de assembleias em ambiente virtual, mesmo com o veto do Presidente em alguns artigos do Projeto de Lei nº 1.179/2020, inclusive os que interferem diretamente nos condomínios.  De acordo do com o Art. 12 da Lei, “A assembleia condominial, inclusive para os fins dos Arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino por esse meio será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.”

Para que não exista nenhum tipo de questionamento quanto à legalidade da assembleia, é fundamental viabilizar àqueles que não possuem acesso à internet a possibilidade de emitir os seus posicionamentos, por meio de procurações ou declaração escrita com a devida identificação da unidade e de seu proprietário, contendo de forma clara o seu posicionamento. Além disso, deve-se adotar outras providências, como:

• Todas as regras estabelecidas na convenção sobre a convocação devem ser seguidas, tais como: assegurar que todos os condôminos sejam convocados; especificar a pauta da assembleia; prazo de antecedência para a distribuição da convocação e quóruns necessários;
• Assegurar que o sistema utilizado não permite fraude, que proporciona a identificação dos participantes, que ele garante a segurança do voto e que o mesmo poderá ser auditado se houver necessidade;
• No dia da assembleia deverão ser escolhidos o presidente e o secretário da mesa;
• Após a assembleia, fazer o encaminhamento ao Cartório de forma eletrônica para o registro e posterior distribuição da ata.

De acordo com a Profa. Rosely Schwartz, a utilização de assembleias virtuais é um caminho sem volta; mesmo antes da pandemia isso já era uma tendência. “A necessidade de isolamento só fez acelerar esse processo. Acredito que esse tipo de assembleia servirá para aumentar a participação dos condôminos nas decisões, facilitando a formação de quóruns necessários e tornando mais harmônica e dinâmica a vida em condomínio”, afirma a docente. Para o síndico representa a divisão de responsabilidades, o que promove mais tranquilidade para a gestão, acrescenta.

Quanto à tecnologia, a parceria com a Administradora será determinante. Existe no mercado uma variedade de ferramentas para organizar uma assembleia virtual. Cabe à Administradora auxiliar o síndico nessa escolha, observando com atenção quais as funcionalidades da ferramenta que atendam à sua necessidade e que garanta a segurança contra fraudes.