Assembleia precisa ter regras

Confira o passo a passo dado por especialistas para planejar e executar uma boa reunião em condomínios

Ânimos acirrados, dúvidas e conflitos são situações já esperadas, mas que podem ser minimizadas durante uma assembleia de condomínio.

A solução está em uma ata bem planejada e uma reunião conduzida com foco e ordem. Para ter orientações mais detalhadas, especialistas dão dicas de como expor com êxito os assuntos de interesse comum dos condôminos.

O primeiro passo para uma assembleia de condomínio é listar os assuntos que serão tratados e, após, elaborar o edital de convocação. Ele deve ser fixado em locais estratégicos, com boa visibilidade, e divulgado de maneira impressa ou pela internet a todos os interessados, com 10 a 15 dias de antecedência.

O edital deve ser escrito como determina a convenção do condomínio, com a data e o horário, o local de realização e os assuntos a serem tratados, além de conter a assinatura do síndico. A quantidade de assuntos também é determinante.

O recomendado são, no máximo, quatro pautas por assembleia, para evitar que o evento se torne cansativo. "O edital de convocação deve ser redigido de maneira simples e conter todos os elementos possíveis para que os condôminos possam conhecer e se preparar previamente para os assuntos da reunião", explica o advogado especialista em direito imobiliário Paulo Henrique de Moraes Júnior.

Outro ponto importante é a preparação do local onde será realizada a assembleia. As cadeiras devem ser preparadas para o número esperado de participantes. Se forem poucos, o ideal é dispô-las em círculo, para facilitar o diálogo.

Presidente da mesa

Iniciada a reunião, os presentes devem escolher o presidente da mesa, que será responsável pelo andamento da assembleia, além de manter a ordem e o bom andamento, analisar a pauta estabelecida no edital, preparar a lista de presentes, as procurações de representação (caso ocorram) e a eventual presença de um condômino inadimplente, o qual, segundo o artigo 1.335, inciso III, do Código Civil, será impedindo de votar, como lembra Paulo Henrique. "A principal função do presidente da mesa é saber conduzir a assembleia, de modo a permitir que a reunião ocorra em um ritmo apropriado e evite que assuntos sejam estendidos desnecessariamente, além de advertir o condômino que estiver tumultuando e com atitude agressiva".

Outra atribuição do presidente da mesa, explica Walter João Jorge Júnior, vice - presidente de Condomínios do Secovi, é a de não permitir que assuntos que não estejam no edital sejam definidos, sob pena de ser invalidado judicialmente, além de verificar se há quórum suficiente para decidir ações importantes. A cópia da convenção e do regimento interno pode ajudar nesse e em outros momentos, por isso é interessante tê-la em mãos. "A assembleia só pode deliberar dentro dos itens previstos no respectivo edital de convocação, por isso dizemos que o item ’assuntos gerais’ não possui caráter deliberativo", afirma.

Já o secretário deve ser eleito pelo presidente da mesa e tem como função auxiliá-lo na redação da ata da assembleia. E o síndico, caso não seja nomeado como presidente da mesa e/ou secretário, não poderá interferir na condução da reunião, restringindo-se apenas ao seu direito de voto, como os demais condôminos. "Eventualmente, caso os ânimos fiquem exaltados e o ambiente se torne conturbado, o síndico poderá auxiliar o presidente na ordem da reunião", completa Paulo Henrique, que também é especialista em direito civil.

Importante lembrar que a lista de presentes deve ser preenchida no início da assembleia e anexada à ata. A ausência implica na aceitação automática das decisões definidas, ou seja, quem não compareceu não poderá reivindicar uma decisão tomada pela maioria dos moradores. No entanto, Walter João Jorge Jr. lembra que também devem ser observadas as quantidades mínimas de votantes conforme o tipo de deliberação a ser realizada. "Para isso o Código Civil deve ser observado como complemento dos dispositivos da convenção".

Elaboração da ata

Terminada a reunião, esse é o momento do síndico tirar dúvidas individualmente e discutir de forma mais informal o que foi tratado na assembleia. A ata deve ser redigida, assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário e disponibilizada para consulta. "A ata deve refletir o que foi deliberado, independente dessa decisão ter sido adequada do ponto de vista prático ou até mesmo legal, tendo em vista que, certo ou errado, esta tem que ser fiel ao que de fato ocorreu", recomenda Walter. A redação não deve ser extensa e não há a necessidade de registrar todos os comentários feitos.

O documento deve ser enviado pelo síndico a cada condômino em um prazo máximo de oito dias. Inquilinos e condômino-locador também devem receber. "O inquilino tem direitos estabelecidos, já que cabe a ele o pagamento das despesas ordinárias da taxa condominial", alerta Paulo Henrique.

Não é obrigatório registrar a ata em cartório, a não ser que esteja determinado na convenção de condomínio. No entanto, o advogado recomenda o registro, “pois torna a decisão da assembleia pública e permite a reconstituição do livro de ata no caso de extravio”.

Saiba mais

• Assembleia Geral Ordinária (AGO): É obrigatória por lei e deve ser realizada uma vez por ano. O foco é a prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano. Muitos condomínios aproveitam a AGO para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.
• Assembleia Geral Extraordinária (AGE): São realizadas várias vezes ao ano para aprovar despesas emergenciais e assuntos gerais que não foram discutidos na AGO.
• Assembleia Geral de Instalação (AGI): É feita para constituir um condomínio que acabou de ser entregue pela incorporadora.