Reunião de condomínio

Como conduzir uma assembleia de condomínio assertiva em quatro passos

Em meio às diversas obrigações e normas que um síndico deve seguir, somam-se os desafios de manter a harmonia, mediar o diálogo e conciliar as necessidades e demandas dos habitantes do condomínio para a boa convivência.
As assembleias de condomínio são um momento oportuno para essa atuação do gestor, mas comumente levantam focos de discussões desnecessárias e atritos. Conduzir o evento de forma assertiva depende de seguir normas, métodos e investir na comunicação franca e aberta.

O empresário e contabilista Rodrigo Machado compartilhou suas experiências e métodos de atuação na administração de condomínios na 10ª edição do Condomínio Summit, em Balneário Camboriú, na terça-feira, 25.09.

O palestrante é Síndico Profissional, certificado pelo Institute of Real Estate Management, e abriu à plateia de síndicos, administradores e gestores condominiais uma série de recomendações sobre como conduzir uma assembleia de condomínio assertiva em quatro passos.

1) Definindo a pauta: “Se o assunto for à assembleia, já leve as soluções”

Uma assembleia é uma reunião de pessoas com interesse comum em discutir uma pauta, a qual envolve questão regimental ou estatutária no condomínio para deliberar sobre uma questão. Portanto, uma ideia resume a abordagem do palestrante desde a formulação da pauta da reunião “Se for levar um assunto à assembleia, já leve as soluções. O espaço é aberto para a resolução de problemas”.

Machado enfatiza que o síndico não deve abordar temas sobre os quais paira qualquer incerteza porque, “o síndico estará despreparado para argumentar e perderá a credibilidade. Peça ajuda, deixe claro que é um tema complexo, ainda em reflexão. Se for para discutir, leve opções ou orçamentos para que se encaminhe uma decisão”.

Esta postura evita problemas de toda ordem, comuns nas reuniões, como perda do foco da pauta, insegurança na comunicação, discordância, questionamentos novos sem solução imediata, dispersão, entre outros.

2) Cheque os preparativos da convocação

O edital de convocação de uma assembleia de condomínio deve prever todos os dados de identificação adequados, em acordo com o tipo de assembleia, a localização e os dados do condomínio, a previsão de realização de duas chamadas e a exposição do quórum necessário para cada item da pauta, o que evidencia a importância da participação do condômino.

O edital deve conter a assinatura do síndico ou representante legal e a convocação têm de ser enviada com o respeito ao prazo mínimo para a convocação de assembleias.

Por fim, não poupe meios de divulgação para que os condôminos tenham acesso à convocação. Use todas as mídias existentes, inclusive telefone e carta. Apenas um condômino não convocado pode anular todo o trabalho concluído na assembleia.

3) Pense nos pilares do processo

Antes da reunião, revise a pauta do dia, inclusive a ordem das prioridades. Priorize temas que sejam importantes e benéficos a todos. Assim o confronto de ideias e o trabalho de consenso serão úteis, em vez de desgastarem os condôminos com detalhes corriqueiros.

Visualize mentalmente os processos da assembleia e até mesmo os questionamentos que podem ocorrer. Esta é uma forma de antecipação de atritos e de soluções. Repasse o tempo e as palavras dedicados a cada etapa da reunião, como se estivesse visualizando o processo.

Tenha em mente o público do dia da assembleia, quem estará presente, que tipo de questões pode trazer à tona e, pensando positivamente, como esta pessoa poderia ajudar na condução das discussões.

4) Organize-se e siga protocolos de condução

O síndico não precisa ser sempre o presidente da assembleia. Pode ser uma boa ideia convidar outro condômino para conduzir a reunião quando ele tem boa aceitação do grupo e demonstra habilidade de expressão e comunicação. Mas lembre-se que o presidente da assembleia tem o maior tempo de palavra, por isso, para temas mais delicados, o síndico deve ter o poder e a inteligência de condução.

Indique um bom secretário para o registro da reunião. A interpretação sobre a redação da ata é de responsabilidade do presidente da assembleia, então é vantajoso que o secretário capte e redija com clareza e objetividade os pontos discutidos.

Outra medida que ajuda na concisão, clareza e objetividade do registro oficial pode ser a indicação de um mediador para controlar o tempo da palavra. Reuniões com temas que geram polêmica ou com público muito participativo podem prejudicar o fechamento. O mediador formal estabelece limite para as falas sem parecer que as intervenções são de cunho pessoal.

Após as discussões e aprovações, repasse em forma de resumo de tópicos para o grupo o que ficou definido. É o alinhamento e melhor insumo para as anotações. O resumo também traz de volta os distraídos à atenção, inibe conversas paralelas, e esclarece as últimas dúvidas.

Por fim, os síndicos têm muitos deveres e total responsabilidade sobre a divulgação do conteúdo após a assembleia, por isso, revise as palavras registradas, dê publicidade e amplifique ao máximo a distribuição do conteúdo.