Comunicação assertiva reduz conflitos e aumenta transparência

Imaginem a seguinte situação: em uma assembleia de condomínio, um grupo de moradores fica questionando o seu trabalho o tempo inteiro, com aquele ar de desconfiança.

Constrangedor, não é?

Mas, por que isso acontece? Normalmente é por falta de comunicação. O morador não fica sabendo das ações do síndico, do que está ocorrendo no condomínio e isso traz insegurança para ele.

É preciso ter em vista o conteúdo e o formato, que se complementem. Por exemplo: quer melhorar o cumprimento das regras do condomínio? Que tal fazer em formato de dicas? O importante é que a comunicação seja clara, concisa e objetiva.

Sabemos que a administração condominial envolve um grande volume de informações. Cabe ao gestor transmiti-las de forma clara e organizada. Além de reduzir, e até evitar, mal-entendidos, esta é uma prática que assegura a transparência e uma atitude que também diminui solicitações diretas de atendimento, aumentando a eficiência do síndico.

Quando o morador tem informação prévia ele se sente, de fato, atendido.

E quais canais utilizar? As possibilidades são variadas e não é preciso ativar tudo de uma vez. Que tal fazer uma breve pesquisa para saber qual canal de comunicação os moradores preferem utilizar? Este seria um ótimo começo e uma oportunidade de exercitar a escuta ativa.

DIGITAIS

● E-mail: é interessante para enviar mensagens mais formais, que precisam de um registro mais permanente, como datas e atas de assembleias, rateio extra da quota condominial, etc.
● Jornal Online: um interessante meio para informar diversos assuntos relativos ao condomínio e que também pode conter artigos ou matérias de interesse da comunidade.
● Site: a criação de um site é bastante produtiva, pois agiliza a comunicação. O morador pode gerar segunda via de boleto e acompanhar as finanças do condomínio, por exemplo.
● Aplicativos de mensagem (Whatsapp ou Telegram): informação mais ágil sobre temas do dia a dia, como dedetização, eventos no condomínio, agenda de serviços ou mesmo para relembrar algumas regras do regulamento interno. Para que seja objetivo, é interessante permitir que somente o administrador publique mensagens no grupo.

FÍSICOS

● Elevador: em condomínios verticais é passagem obrigatória dos moradores, servindo para comunicações urgentes, ou aquelas que precisam ficar expostas por período mais longo. Hoje existem empresas que disponibilizam TVs com notícias não só do condomínio, mas do noticiário em geral, principalmente em condomínios comerciais.
● Caixa de sugestões: mais utilizada em condomínios residenciais, é uma ferramenta muito simples e que pode ser fundamental para que o gestor conheça as demandas dos moradores e que pode permitir manifestações de forma anônima.

Rosely Schwartz ministra cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional com transmissão ao vivo pela FECAP e 100% online pelo OCONDOMÍNIO. Autora do livro Revolucionando o Condomínio (16 ed – Editora Benvirá) especialista em administração condominial, contabilista, palestrante e consultora. Além de membro do GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios) do CRA-SP.