Dicas para uma gestão saudável no condomínio/associação

A gestão de Condomínio ou Associação requer inúmeras habilidades que nem sempre fazem parte da rotina de muitos

Assim como um gestor de uma empresa, o síndico de um prédio comercial ou residencial precisa contar com um vasto conhecimento de administração, finanças, contabilidade, além de ser uma pessoa comunicativa, bem sociável e aberta a sugestões ou críticas. Isso porque, a gestão de condomínio requer inúmeras habilidades que nem sempre fazem parte da rotina de muitos condôminos.

Fora o serviço de manutenção, existem ainda as contas a pagar e receber, as demandas jurídicas, ou seja, o cargo exige conhecimento técnico.

Quando se fala em condomínios, a primeira palavra que vem à mente de muita gente é manutenção.

Afinal, existem jardins, quadras poliesportivas, piscinas, sauna, área de lazer, espaço playgrounds, estacionamento, banheiros, elevadores, enfim, a demanda é extremamente extensa.

Portanto, a gestão necessita de uma pessoa capacitada que saiba contratar e fiscalizar os melhores prestadores de serviços em diversas áreas, assim como na manutenção dos elevadores, afinal, os moradores estão sempre avaliando a qualidade de tudo o que existe dentro do prédio.

Para isso, os síndicos devem sempre acompanhar de perto os serviços e processos que estão acontecendo no condomínio, como na revisão de contratos, por exemplo, ressaltando-se que as renovações automáticas podem ser desvantajosas.

Outra dica imprescindível é caprichar nos meios de comunicação, ponto essencial na melhoria da gestão do condomínio.

Para isso, pode ser contratado um sistema interno ou criado um grupo no WhatsApp, com o objetivo de discutir assuntos internos, tanto de melhorias quanto de críticas.

Um outro grupo de WhatsApp deve ser criado, também, onde só o síndico possui direito de envio de mensagens, para efeito de transmitir informativos importantes e de interesse dos condôminos.

Também pode ser inserido um mural de recados em um local de fácil acesso, principalmente em elevadores, portaria e hall de entrada, prática essa muito comum.

Como o fluxo de pessoas por essas áreas é grande, a mensagem acaba se espalhando de forma efetiva, salientando-se que é importante que esses comunicados sejam claros e objetivos.  

Sugere-se, outrossim, o envio periódico de notícias sobre o condomínio, por e-mail, para isso sendo necessário manter-se atualizado o cadastro dos moradores. 

Ao síndico recomendamos a criação de um e-mail exclusivo para exercer essa função, o que torna a comunicação eficiente e bastante simples, sem a necessidade do contato pessoal entre a administração e o morador.

A comunicação em condomínio é um dos principais fatores, senão o elemento crucial, para o bom relacionamento entre síndico e moradores. É importante que todos os envolvidos - síndico, funcionários, colaboradores e condôminos - falem a mesma língua.

Além disso, é necessário que todos tenham voz para expressar suas dúvidas, opiniões e sugestões. Nesse contexto, é fundamental saber como melhorar a comunicação interna em um condomínio.

Outra forma de otimizar a comunicação no condomínio é por meio da distribuição de comunicados impressos, a qual pode ser feita de forma pessoal ou por meio da caixa de correios, sendo que para assuntos de pouca relevância e menor urgência pode ser uma boa alternativa.

Adotar um livro de registro de ocorrências disponível para os moradores é uma prática muito recomendada nos condomínios e tem se mostrado extremamente eficiente, devido, sobretudo, à sua praticidade.

Todas as sugestões, opiniões ou denúncias devem ser assinadas, evitando-se, assim, fofocas e boatos.

Outro ponto que merece destaque para que a gestão seja saudável é a realização de assembleias de forma organizada e harmônica, ponto alto para a formal comunicação do condomínio.

Nas assembleias são tomadas as decisões mais importantes, assim como são tratados os assuntos mais delicados do condomínio.

É importante que essas reuniões sejam claras e objetivas, e que os moradores não apenas ouçam, mas também participem ativamente e tenham vontade de voltar nas próximas.

Reuniões regulares são muito importantes, mesmo que seja para resolver pequenos problemas. Desta forma garante-se que tudo esteja sendo passado de forma transparente aos moradores.

Informar o horário que o síndico estará disponível para conversar com os condôminos é importante, para que não haja abusos e uma excelente maneira de garantir a comunicação no condomínio.

Além do que pode ser excelente para que se tenha limites, já que muitos síndicos exercem outras funções e não podem ficar a todo momento esclarecendo dúvidas dos condôminos. Ter um momento exato e determinado pode ser muito mais eficiente do que ficar o dia todo respondendo mensagens ou atendendo telefonemas altas horas da noite.

Muitos síndicos não se sentem à vontade ou não querem ficar repassando tudo que está sendo feito aos condôminos ou não têm tempo para responder a grande quantidade de moradores. 

Assim, uma saída interessante é escolher algum membro do conselho para passar as informações aos condôminos. É melhor que alguém exerça essa função do que não ser feita. Delegar é o caminho!

Por fim, finalizamos as dicas com alguns alertas que merecem atenção do síndico, no sentido de coibir de imediato alguns atos e tomar as devidas providências, a saber:

• Não permita que terceiros, ou pior, que aquele morador chato, crie um grupo no WhatsApp ou no Facebook. Tome a iniciativa e faça você, deixando claro aos condôminos qual é o canal oficial do condomínio. Outros canais feitos por terceiros você logicamente não poderá proibir, mas as informações da sua gestão, todos os dados e as perguntas que irá responder, irão estar no seu canal oficial. Adicione quem poderá te auxiliar a responder as dúvidas dos moradores (zelador e a administradora do condomínio), já que algumas dúvidas mais específicas eles poderão responder, inclusive, melhor do que você! 
• É importante que esteja bem claro para os condôminos quais as regras no canal oficial estabelecido em seu condomínio. Se for no WhatsApp, diga o que não pode, como falar de assuntos pessoais, política, futebol, religião dentre outros. Deve ser definido que nesse grupo o assunto será apenas sobre a gestão do condomínio. Assim você evita que o grupo se torne uma bagunça e garante uma excelente comunicação.
• Com a comunicação digital, aparecem os famosos haters, que são aquelas pessoas que só falam mal, denigrem e só atrapalham a vida do síndico. Para esses casos, quando são apenas reclamações leves, você deve sempre manter o jogo de cintura, tentar conciliar e trazer o morador para o seu lado. Agora, se você está tendo casos em que o condômino ataca a sua índole, a sua honra e fazendo falsas acusações, você deve procurar o Departamento Jurídico do condomínio para estancar imediatamente o problema. Assim, essa pessoa irá responder à justiça pelos atos cometidos.
• Se algum morador retirar qualquer aviso do mural, tendo você a prova, notifique e multe sem titubear, para que sirva de alerta aos demais.

Debatida amplamente a questão afeta à comunicação, abordamos agora um tema de significativa expressão, a transparência!

O síndico cumpre a função de administrar os recursos do condomínio, que são pagos pelos moradores, logo, nada mais se espera que a contabilidade seja transparente.

Saber quanto foi gasto com obras, manutenções, funcionários, quanto foi arrecadado e qual o saldo do condomínio é um direito dos moradores. Além do que, com uma gestão transparente o síndico conquista a confiança dos moradores, fundamental para que consiga implementar melhorias que vê como necessária ao condomínio.

Uma gestão transparente é aquela em que tanto os condôminos quando o gestor, conseguem ter confiança uns nos outros, pois há comprometimento, responsabilidade e transparência em ambos os lados.

É importante que o síndico tome a iniciativa de procurar as melhores soluções para os problemas do local. Porém, é preciso que ele comunique e peça direcionamento dos demais moradores, pois além de estarem pagando um valor considerável para morar em um local seguro e com boas condições, também serão diretamente afetados pelas mudanças que podem ocorrer.

Também é importante lembrar que o síndico e conselheiros do condomínio foram escolhidos de forma direta, por meio de votação pelos condôminos, e nada mais justo do que fazer uma gestão que também os envolva diretamente, e não apenas tome ações por conta própria.

O significado de liderança tem mudado bastante nos últimos anos. Atualmente, líderes que são vistos como pessoas distantes e pouco se relacionam com os seus funcionários são tidos como líderes ruins, pois colocam um grande peso em cima de seus trabalhadores. Essa atitude faz com que não exista entendimento do trabalho de ambas as partes e nem uma conexão, mesmo o ofício de ambos sendo diretamente ligados para o crescimento da corporação.

Hoje em dia se preza pelo líder que procura estar presente no dia a dia da empresa, conversando e analisando com os demais funcionários as suas metas e objetivos, além de planejarem juntos estratégias para que todos possam crescer.

Uma gestão transparente deve ser um dos pilares do sucesso e manutenção do local de moradia, pois você lidará diretamente com os moradores, que esperam que você entregue resultados e satisfações financeiras.

Não adianta apenas prometer uma boa gestão na época de eleição do condomínio: é preciso colocar em prática e se esforçar para manter a boa qualidade do condomínio e a felicidade dos condôminos.

Por isso, confira agora algumas dicas do que fazer para promover uma gestão transparente:

1) Realizar assembleias regulares e objetivas

Procure realizar reuniões com os conselheiros e moradores de forma semanal ou mensal, em um horário em que dê para que todos (ou a maioria) possam comparecer. É importante que você utilize esses eventos para descobrir quais as exigências e ideias que os condôminos têm para a melhoria do local, assim como apresentar as suas próprias propostas e explicar de maneira didática e simples quais os seus benefícios para a comunidade.

2) Realizar prestação de contas

Como falado anteriormente, os moradores precisam saber onde o dinheiro recebido pelo condomínio está sendo usado. Afinal, é esse o principal propósito da taxa de condomínio: garantir a manutenção de todo o espaço. Esclareça de forma mensal (preferencialmente nas reuniões ou em cartazes colados em murais) os gastos referentes ao pagamento de contas, funcionários, manutenção de jardins e locais abertos, consertos e reparos etc.

3) Ter sempre horários disponíveis

Nem todos os moradores estarão disponíveis para participar de todos os encontros, por isso, se planeje e tenha um horário em que estará disponível para tirar dúvidas e ouvir reclamações ou ideias. Se possível, tenha sempre um caderno em mãos para anotar tudo e verificar com a assembleia o que pode ser mudado ou não no condomínio. Assim, avise os condôminos que determinado dia da semana, em certo horário, você estará resolvendo as questões do condomínio e estará disponível para eventuais dúvidas, reclamações e sugestões.

4) Permitir acesso aos dados do condomínio

Algumas pessoas ainda se sentirão inseguras com relação ao andamento da administração ou querem verificar se o dinheiro da taxa do condomínio está realmente sendo usado como você diz ser. Por isso, não relute em mostrar informações e recibos referentes às contas do condomínio. Assim, em pouco tempo todos os condôminos vão passar a confiar mais em você e nas suas ideias. Fazer com que os moradores se sintam realmente importante e presentes no que diz respeito à gestão do local é uma ótima forma de promover o trabalho em equipe da comunidade e garantir uma gestão transparente e verdadeira efetiva para todos os setores do condomínio.

5) Comunique

A melhor maneira para se ter uma gestão transparente é através da comunicação. A comunicação em um condomínio é essencial para a manutenção da harmonia entre todos os envolvidos. A regra é básica: assim como em qualquer outra relação humana, como uma amizade ou um casamento, quanto melhor a comunicação, melhor a convivência. Ter um canal de comunicação oficial irá deixar tudo muito mais transparente e fácil.

Derradeiramente, encerramos esse capítulo com algumas dicas adicionais que temperam a gestão com um toque todo especial que pode fazer a diferença:

O síndico deverá sempre transmitir aos moradores noções de boa convivência.  

O síndico deverá introduzir sinalizações em diversas áreas, como em locais em que é ou permitido fumar, por exemplo.

O síndico deve manter sempre um bom relacionamento, inclusive com os condôminos mais exigentes, buscando o bom senso, lembrando que a paciência é essencial para quem for encarar a atividade. 

O síndico não deverá poupar a realização de reuniões e assembleias para a tomada de decisões, pois esta é uma forma de estar sempre próxima dos condôminos. Mas não se esqueça que esses são momentos em que muita gente fica com os nervos à flor da pele. Portanto, é nessa hora que o síndico precisa manter a serenidade para não perder o controle. 

 Existem os inadimplentes, as reclamações sobre som alto, presença de pets, enfim, sempre haverá algo para ser resolvido com várias pessoas. Por isso, a boa convivência é necessária para que tudo saia dentro do planejado, mantendo o clima harmonioso dentro do condomínio. 

• Fazer um planejamento de tudo o que for necessário, através de pesquisa de preços, busca pelos melhores prestadores de serviços etc.
• Fazer uma planilha com todas as obrigações fixas e variáveis do condomínio, para não deixar prazos serem esquecidos.
• Manter-se a par da folha de pagamento dos funcionários também é fundamental, ainda que se tenha os préstimos de uma administradora.
• É preciso organizar o dia de tudo o que deve ser feito no expediente. Conte com o auxílio da tecnologia, como plataformas de gestão do tempo e agendamento dos compromissos. O arquivamento de documentos em cloud computing (computação em nuvem) é uma excelente maneira de aumentar a produtividade.
• Caso você tenha sido eleito recentemente, priorize as demandas pendentes da antiga gestão e coloque tudo em dia, apresentando os números aos moradores.
• Crie uma equipe competente para descentralizar muitos afazeres, evitando o sobrecarregamento. A figura do subsíndico é bem interessante para ajudar na divisão de tarefas. Existem muitas demandas burocráticas, jurídicas e administrativas. Escolha um zelador que conheça profundamente a realidade do condomínio e que tenha amor pelo local, sendo um verdadeiro parceiro na gestão. E, por fim, não abra mão da contratação de um bom Departamento Jurídico, especializado em Direito Condominial, vez que a consultoria preventiva será o alicerce da boa gestão.

Ao fazer uma boa gestão de condomínio, o síndico terá sua administração bem avaliada não só pela competência como também pelo bom uso dos recursos.

Além disso, haverá mais economia, maior produtividade e eficiência nas tomadas de decisões, fazendo com que o condomínio ganhe mais visibilidade e investimentos sintonizados com os desejos dos moradores.

Com isso, a gestão de condomínio poderá ser espelho para outros síndicos, mantendo a qualidade, transparência e responsabilidade que o cargo exige.

Richard Franklin Mello d’Avila
Graduado em 1988 pela PUC-Campinas. Sócio da MORELLI & D’AVILA SOCIEDADE DE ADVOGADOS desde 1989. Pós-Graduado em Advocacia Consultiva. Relator da Comissão de Ética da OAB/Subseção-Campinas por 4 anos