Previsão orçamentária e qualidade da gestão

A previsão orçamentária é um dos principais instrumentos administrativos, que fornece ao síndico antecipadamente a quantidade de recursos necessários para atender às obrigações de determinado período, geralmente de um ano, de acordo com o que determina o Código Civil, art. 1.350.

O valor desses recursos será, em um primeiro momento, calculado com base em dados reais ocorridos no período anterior, e que serão projetados para o período seguinte, levando-se em conta os aumentos e reajustes previstos, bem como os acréscimos nas despesas ordinárias que serão necessárias para o próximo período.

De acordo com o Código Civil, deve ocorrer uma assembleia para aprovação do orçamento das despesas, não especificando se são ordinárias ou extraordinárias. Ou seja, ele não se manifesta expressamente sobre a divisão entre as despesas ordinárias e extraordinárias. É a Lei do Inquilinato que se pronuncia sobre a questão.

As despesas ordinárias são os gastos rotineiros de manutenção do edifício, tais como, salários, encargos trabalhistas, tarifas de consumo relativas às áreas comuns, limpeza e manutenção das instalações e equipamentos, contratação do seguro, honorários administrativos, advocatícios, etc.  

Já as despesas extraordinárias referem-se a reformas ou obras na estrutura da edificação, à pintura das fachadas, às instalações de prevenção e combate a incêndio, projetos de paisagismo e decoração, entre outras. Estas despesas devem ser aprovadas em assembleia específica, mesmo que o condomínio disponha de recursos no Fundo de Reserva ou no Fundo de Obras.

Para uma previsão orçamentária de qualidade, é preciso uma avaliação do exercício anterior, calculando-se a média de cada uma das contas e aplicando-se, em seguida, os respectivos reajustes, de acordo com os índices correspondentes. Entenda-se conta como o agrupamento ou classificação de cada despesa ou receita pelo mesmo nome, como por exemplo “água”, “energia”, “elevadores” (despesas) ou “taxa condominial”, “aluguel para antenas de telefonia” (receitas).

Um aspecto importante é que a previsão orçamentária serve de baliza para taxa condominial do próximo período, portanto, dependendo do valor apresentado após análise, será necessário ou não aumentar a cota a ser paga pelos condôminos. Neste cenário, uma auditoria preventiva mensal facilita o planejamento e a futura execução orçamentária, uma vez que as bases adotadas no período anterior são reais e corretas. A prestação de contas anual obrigatória também é favorecida, pois com a auditoria, é feito um acompanhamento mensal das receitas e despesas do condomínio.

Outro instrumento essencial na busca pela transparência é o condomínio possuir contas bancárias individuais em nome do condomínio, evitando a chamada conta pool, na qual todas as receitas e despesas de todos os clientes da administradora vão para uma conta em seu nome. Cumpre destacar que fundos de reserva, de obras, entre outros, devem ter contas separadas das despesas ordinárias, o que facilita consultas e, assim, traz mais transparência, eficiência e qualidade para a gestão.