Obrigações legais

Como prestar contas verdadeiramente na assembleia anual

A assembleia de prestação de contas é um momento tenso na vida dos síndicos e das administradoras, mas existe uma forma de apresentar com transparência e surpreender os moradores.

Normalmente, na assembleia anual que traz como pauta a prestação de contas, esta é feita de forma simplória, em que o síndico ou administradora colocam em cima de uma mesa as doze pastas dos últimos doze meses e perguntam aos moradores se há alguma dúvida. Como os moradores não acompanham de forma efetiva a movimentação mensal e, em muitos casos, o condomínio não possui as pastas virtuais, que podem facilitar essa verificação, os moradores não colocam nenhum questionamento e aprovam de forma rápida as contas do período apresentado.

Essa falha no acompanhamento dos moradores não é interessante para o síndico que busca maior eficiência, qualidade, na gestão. A assembleia de prestação de contas é uma ótima oportunidade para ambos os gestores (síndico e administradora) demonstrarem o comprometimento e os resultados positivos obtidos em função de uma gestão mais qualificada, ou seja, realmente mais profissional. Poderá demonstrar que os objetivos foram atingidos e evidenciar, por meio de dados e gráficos, as metas conquistadas.

A comparação mensal dos valores previstos versos os valores realizados será indispensável na prestação de contas anual, comprovando de forma clara aos moradores a assertividade conseguida na elaboração do orçamento anual, o qual foi aprovado na assembléia anterior.

Para realizar uma prestação contas que se assemelhe a de uma empresa, é necessário que, durante todo o ano, a administração tenha as informações apuradas de forma criteriosa e que utilize o mesmo plano de contas. Os dados precisam ser confiáveis para que haja uma gestão segura, inclusive das manutenções, com a identificação do número de falhas ocorridas, mesmo tendo a manutenção preventiva, por exemplo, no caso dos elevadores, gerador e bombas de recalque.

Será bem interessante se a prestação de contas apresentar de forma resumida toda movimentação que ocorreu no condomínio, em um dado período, relembrando aos moradores tudo que foi realizado, sendo que, muitas das informações, constaram do demonstrativo financeiro distribuído mensalmente. São indispensáveis as seguintes informações na prestação de contas anual:

• Estrutura física (apresentar as reformas realizadas, com fotos do antes e do depois, mencionar as fotos dos problemas existentes);
• Inspeções legais (Exemplo: limpeza da caixa d’água, análise da água, extintores, mangueiras, para-raio, AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), brigada de incêndio, gás, desinsetização);
• Exigências trabalhistas – comprovar o cumprimento das NR7 - PCMSO, NR9 – PPRA, NR5 – Primeiros Socorros, entrega da RAIS e DIRF;
• Órgãos – Federal / Estadual / Municipal – demonstrar que não há pendências, por meio de Certidões Negativas;
• Situação financeira – demonstrar os saldos da conta corrente e dos fundos de reserva e de obras. Apontar também todas as reduções de custo que foram possíveis realizar, como: água, energia, manutenção dos elevadores;
• Valores não creditados – demonstrar o saldo da inadimplência, apontando os valores que estão em acordos judiciais e extrajudiciais, a quantidade de ações que estão em andamento e os valores que ainda não foram ajuizados, por serem apenas uma ou duas cotas e que estão em negociação com os devedores;
• Principais obras – Relacionar todas as obras realizadas com e sem rateio;
• Obras não realizadas – Mencionar as obras que não foram realizadas e os motivos;
• Contas a Pagar – Apontar os valores já empenhados pelo condomínio, como os compromissos com fornecedores de serviços ou compras.

Com a apresentação de todas essas informações, as quais deverão integrar a ata da assembleia, ficando para o condomínio um histórico, os moradores terão realmente uma prestação de contas e com certeza irão valorizar muito mais o trabalho do síndico e da administradora, dado que muitos não têm a menor noção da grande responsabilidade que envolve a gestão de condomínios.

Rosely de Oliveira Schwartz, contabilista, administradora, escritora e especialista em condomínios.