Regras para a gestão

Qual a vantagem de ter Compliance no seu condomínio?

O termo Compliance é oriundo do inglês to comply, compliance significa “agir de acordo com uma regra ou procedimento”. No caso do Compliance para os condomínios, significa implementar um programa de integridade para os gestores, administradores, funcionários e moradores agirem dentro do que determina toda a legislação do condomínio e a lei anticorrupção.

A vantagem de ter Compliance no seu condomínio será para evitar desvios de valores, contratações irregulares e gastos desnecessários.

A proposta de implementar o Compliance no condomínio será para promover uma mudança cultural, em que o sucesso do processo depende do engajamento de todos os envolvidos (gestores, administradores, funcionários e moradores) no dia a dia da gestão do condomínio.

O Compliance é um conjunto de técnicas que evitará que os funcionários do condomínio exerçam alguma prática irregular, por exemplo a utilização de produtos nocivos à saúde ou a realização de horas extras desnecessárias, possibilitando a diminuição de passivos trabalhistas. E ainda o programa de Compliance poderá criar a organização de guias de impostos pagas, criação de métodos de avaliação de empresas para a contratação, onde não é priorizado somente o valor, mas também a segurança contratual praticando sempre a busca de 3 (três) orçamentos.

Os gestores, administradores ao iniciar a relação contratual após a implementação do programa de Compliance passarão a observar o cumprimento dos compromissos, os padrões de qualidade, evitarão as relações de exclusividade, não aceitarão comissões, recompensas, evitarão a parcialidade e nunca contratarão serviços oriundos de vínculos familiares.

Com o programa de Compliance os três verbos serão praticados por todos: prevenir, detectar e responder.

O Início do programa de Compliance dentro de um condomínio será a conscientização do administrador, do gestor, dos conselheiros, funcionários e

moradores sobre a importância das práticas do Compliance, ou seja cumprir as leis.

Para os gestores, administradores, funcionários e moradores será necessário treinar todos os colaboradores e criar um código de conduta com base nas práticas de Compliance com regras claras e que se tenha certeza que foi compreendida por todos.

O programa de Compliance estará mencionado no regimento interno, alcançará o planejamento orçamentário e o plano de ações que possam atender às expectativas e necessidades do condomínio, os quais, após aprovação em Assembléia, terão a cooperação da comissão de obras e o conselho para a sua efetivação, fazendo uso das boas práticas de contratação de serviços ao longo do período.

O programa de Compliance pode ser implementado a qualquer tipo de condomínio, independente do porte, tamanho ou função (comercial ou residencial) e vem sendo uma excelente opção para aqueles que buscam tornar mais clara a relação entre gestores, administradores, funcionários e moradores.

O programa de Compliance para o condomínio deve ser criado com base nos riscos e necessidades do condomínio e sua elaboração deverá ser feita por um especialista da área de Compliance com experiência e certificação, que deverá acompanhar a sua implementação, inclusive se o programa de Compliance está sendo cumprido em cada etapa. O administrador, o gestor, os conselheiros, funcionários e moradores deverão conferir se todas as etapas do programa de Compliance estão sendo cumpridas com revisão constante porque as ações inadequadas poderão ser combatidas por meio do acompanhamento constante.

O condomínio poderá expor no seu site, nos seus contratos que está com o programa de Compliance, a partir do momento que implementar as práticas e verificar que suas atividades internas e externas estão em acordo com as práticas exigidas pelos órgãos de regulamentação, que atendem a leis trabalhistas, fiscais, contábeis, financeiras, ambientais e previdenciárias. Para o condomínio estar em Compliance significa fazer o certo em todos os setores do condomínio.

O programa de Compliance poderá trazer a gestão/administração do condomínio maior transparência e tranquilidade aos condôminos, que terão certeza que todas as exigências legais estão sendo cumpridas tais como trabalhistas, tributárias, segurança, etc, que os valores apresentados são justos e que os contratos antigos serão revisados e os contratos novos firmados preservarão todos os direitos e a imagem do condomínio.

O gestor e o administrador do condomínio deverão criar os canais de comunicação interno no qual a divulgação constante da nova cultura de “estar em Compliance” será constante, tendo um canal de comunicação aberta para a troca de informações e verificação do comportamento de todos.

Em relação aos prestadores de serviços de contratação externa o gestor e o administrador do condomínio deverão saber da existência do programa de Compliance para se enquadrar no envio das propostas, contratos e documentos fiscais.

O programa de Compliance dentro de um condomínio trará muitos benefícios para todos no sentido de afastar as irregularidades e más condutas trazendo a clareza e honestidade nas contratações, tornando o condomínio um exemplo de transparência e responsabilidade onde todos (administrador, gestor, conselheiros, funcionários e moradores) serão beneficiados com as boas práticas, nova cultura e muita economia dentro do planejamento orçamentário.

Bibliografia básica:

Legislação:- Constituição Federal do Brasil; – Código Penal; – Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção (Decreto nº 5.687/2006); – Convenção Interamericana contra a Corrupção (Decreto nº 4.410/2002); – Convenção sobre o Combate da Corrupção de Funcionários Públicos Estrangeiros em Transações Comerciais Internacionais – Convenção da OCDE (Decreto nº 3.678/2000); – Lei Complementar nº 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal);

– Lei nº 8.666/93 (Lei de Licitações); – Lei nº 9.884/94 (Lei de Defesa da Concorrência); – Lei nº 9.784/99 (Lei do Processo Administrativo Federal);

COIMBRA, Marcelo de Aguiar e MANZI, Vanessa A. Manual de Compliance – Preservando a Boa Governança e Integridade das Organizações. São Paulo: Editora Atlas, 2010.

GIOVANINI, Wagner. Compliance – A excelência na prática. Salvador:Juspodivm, 2014.

GRECO FILHO, Vicente; ROSSI, João Daniel. O Combate à Corrupção e Comentários à Lei de Responsabilidade de Pessoas Jurídicas. São Paulo: Saraiva, 2015.

Irati Santos,advogada,compliance officer, especialista em Direito Digital e Compliance.Pos-Graduada Lato Sensu pela Faculdade Damásio-SP ,com especialização em :Direito Processual Civil ,Direito Penal e Processo Penal, Direito do Consumidor ,Direito Tributário,Direito Registral e Notarial , Direito Digital e Compliance.Pós graduanda pela Faculdade Claretiano-SP :Relações internacionais e geopolítica.Palestrante sobre o tema:Lei Geral de Proteção de dados pessoais ,Compliance Empresarial,Compliance para o profissional da saúde,Compliance Criminal e Compliance Condominial.Fluência idiomas: Japonês, Frances e Inglês.