Novas obrigações

E-social do governo altera rotina dos prédios residenciais de todo o país​ a partir de julho

Síndicos devem estar atentos às mudanças na forma de envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais, e cumprir prazos para evitar multas que podem chegar a R$ 233 mil, alerta a Lello; cadastro em sistema e certificação digital serão obrigatórias; erros ou descuidos podem gerar penalizações

 O E-social, um novo sistema online do governo federal já obrigatório nas grandes empresas desde janeiro deste ano, vai alterar a rotina dos condomínios residenciais a partir de julho. Os síndicos de todo o Brasil deverão estar atentos às mudanças na forma do envio, à União, de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais do edifício, e cumprir os prazos estabelecidos para evitar multas que podem chegar a R$ 233 mil.

Qualquer erro ou descuido pode gerar penalizações financeiras aos prédios. O alerta é da Lello, administradora de condomínios líder de mercado no Brasil, com filiais na cidade de São Paulo, Grande ABC, interior e litoral do Estado.

Segundo a empresa, trata-se de uma importante mudança na maneira como os condomínios deverão cumprir as suas obrigações junto ao poder público. “Todo condomínio possui funcionários, próprios ou terceirizados, e contrata serviços de empresas, como manutenção e jardinagem. Por isso os edifícios residenciais também se enquadram na obrigatoriedade de usar o E-social, enviando as informações necessárias nos prazos corretos”, diz Angélica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da Lello Condomínios.

Segundo ela, é fundamental que o condomínio faça o cadastro no sistema do governo, com informações consistentes sobre seus funcionários e demais prestadores de serviços, mesmo sem vínculo empregatício. Caso o síndico seja isento do pagamento do condomínio ou receba pró-labore, essas informações também devem ser inseridas no E-social, para validação. Também é necessário que o condomínio tenha um certificado digital para usar o sistema. Esse certificado deve ser emitido por autoridade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Na fase 1, a partir de julho, será obrigatório inserir no E-social as informações sobre os condomínios, cargos e funções dos funcionários, valores a serem usados no pagamento de salários e encargos, incluindo férias, e os horários e turnos de trabalho, entre outras informações.

Já a partir de setembro será obrigatório que os condomínios enviem pelo E-social informações como novas admissões, afastamentos por férias, licença médica e outros motivos, demissões, alterações de contratos de trabalho e mudanças cadastrais dos trabalhadores. Em novembro os condomínios passarão a ter de enviar, até o dia 7 do mês seguinte, as informações sobre a folha de pagamento dos funcionários. Em janeiro haverá a unificação de todas as contribuições previdenciárias devidas pelos condomínios, com substituição de guia de informações. A partir dessa data os prédios também deverão enviar pelo E-social dados sobre a segurança e a saúde dos trabalhadores.

Segundo Angélica Arbex, da Lello, os síndicos precisam estar atentos a algumas alterações importantes com a entrada do e-social. Na admissão de funcionários, por exemplo, o registro preliminar daquele que for contratado deve ser comunicado até o final do dia imediatamente anterior do início da prestação do serviço. No desligamento, o prazo para envio será de 10 dias. “Haverá prazos rígidos também para informar sobre afastamentos”, afirma.

A gerente da Lello Condomínios alerta para alguns pontos críticos a serem observados com a entrada em vigor do E-social. Na troca de síndicos, por exemplo, o nome do responsável deverá ser alterado junto à Receita Federal. Consequentemente, deverá ser atualizado o certificado digital do condomínio.

“Os síndicos deverão orientar seus funcionários a manterem seus dados cadastrais atualizados junto ao condomínio para não gerar multas”, diz Angélica. Ela lembra que as multas e penalidades do E-social passam a ser praticamente online, ou seja, o responsável será advertido em tempo real caso não cumpra com o envio das informações.