Como controlar e reduzir os gastos de um Condomínio?

É necessária atenção aos custos e despesas para que os recursos do Condomínio não sejam desperdiçados.

Em períodos de crise ou de bonança, ter atenção aos custos e despesas, é algo essencial para a manutenção e sustentação de qualquer Condomínio.

Alguns síndicos e membros da diretoria, muitas vezes por desorganização ou devido à sobrecarga causada pelas demais atividades que suas funções exigem, não apenas possuem dificuldades com o planejamento e o orçamento, como em muitos casos, chegam até mesmo a desconhecer por completo a realidade da saúde financeira do Condomínio. Alguns literalmente não sabem de onde vem e para onde vão os recursos!

Você sabia que é essencial realizar uma gestão segura das contas a receber e a pagar, bem como dos estoques? Por que? Simples! Essas variáveis impactarão diretamente na necessidade de recursos para manter o fluxo de caixa saudável, fator esse que por ser deixado de lado, leva muitos Condomínios a passar por sérias dificuldades financeiras!

Além disso, contar com o auxílio de um Contador e manter a escrituração contábil de forma regular e em dia, com o registro de toda a movimentação financeira e das operações realizadas, ajuda os condôminos a ter os relatórios e demonstrativos financeiros entregues em tempo hábil para que seja possível a utilização dos mesmos nas tomadas de decisão em reuniões e assembleias, por exemplo, sobre em qual área deve-se realizar investimentos, se haverá a necessidade de cobranças de taxas extras, em que setor é possível cortar despesas, etc.

Para que você e seu Condomínio não cometam esses erros, recomendo que você comece refletindo sobre dois pontos básicos:

O Condomínio possui o real controle das suas finanças?

Todas as contas a receber e a pagar do Condomínio são registradas? Esses registros são identificados de acordo com os diferentes meios de pagamentos (dinheiro, cheque, cartão de débito ou crédito, etc.) em uma planilha simples ou em um software de gestão? O Condomínio consegue identificar de forma clara qual o saldo devido por cada condômino e qual o saldo a pagar devido a cada fornecedor? Se as respostas para as perguntas acima forem todas sim, já estamos começando bem!

Por meio da DRE (Demonstração de Resultado do Exercício) que pode ser preparada pelo seu Contador regularmente, também é possível analisar mais profundamente as informações e estabelecer métricas e metas financeiras para o Condomínio no curto e médio prazo.

Há desperdícios no Condomínio que poderiam ser evitados?

Gastos que poderiam ser evitados ou postergados com materiais de limpeza e escritório, por exemplo, ou com serviços contratados e executados de forma desnecessária, geram despesas e custos que podem ser extremamente nocivos para as finanças condominiais.

A instalação de sensores de presença nas áreas comuns para acionamento da luz, por exemplo, é um investimento que costuma gerar economia no curto ou médio prazo. Verificar constantemente a presença de vazamentos e reaproveitar a água da chuva, também são medidas que ajudam muito a diminuir os custos com serviços de abastecimentos

É importante também prestar atenção aos desperdícios de horas dos funcionários causados por processos internos que poderiam ser aprimorados ou automatizados. Afinal, tempo é dinheiro! Certo!?

Fique atento(a)!